为使我校成人高等教育档案管理工作规范化、制度化、科学化，提高文件材料的归档率，全面杜绝应归档文件材料的流失，特制订本制度。

第一条归档范围及保管期限

（1）具有保存价值的各种文件材料，包括：新生录取名册，班级学生花名册及毕业合影，学生评优获奖资料，学生转学、转专业、退学等资料，学生参军入伍政审资料，优秀校友资料、照片，教学及学生工作管理的相关规章制度及各种资料等实物档案，均属归档范围；

（2）档案根据其保存利用价值分为永久及定期（10年、5年），具有长远保存利用价值的档案例为永久，对在一定时间范围内有利用价值的档案例为定期。

第二条归档要求

（1）归档的材料必须系统、齐全、完整；

（2）归档的材料必须纸质优良、字迹耐久、书写工整清晰。

第三条档案的保管及保密

（1）归档的材料必须专人、专柜妥善保管，确保档案完整与安全；

（2）档案管理人员要严格遵守保密制度，认真做好档案保密工作，不得擅自复印和外传；

（3）销毁失去保存价值的档案，必须严格审批手续；销毁档案必须由两人以上负责，并做好销毁记录。

第四条毕业生档案

（1）各教学单位按以下要求做好毕业生个人档案的制作及封装：

毕业生个人档案内容：毕业生个人档案包括学生成绩单1份、实习鉴定表1份、毕业生登记表1份以及奖惩等材料。

档案材料要求为原件，签字及盖章齐全；毕业生成绩单须通过我院教务管理平台打印，公章加盖在右上角处。档案材料装入开云手机入口统一制作的档案袋，封装并加盖密封章。

（2）学校归档材料

根据开云手机入口档案馆统一要求，每位毕业生的成绩单须上交学校档案馆永久保存。各教学点将毕业生成绩单贴好照片并按专业、层次分类整理，于期未办理毕业证时交至成人教育科，统一归至学校档案馆。